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Qu’est-ce que l’enjeu d’intelligence documentaire ?

Pourquoi est-il important ?

Qu’est-ce que l’intelligence documentaire ?

  Intelligence collective  

  Mémoire collective  

  Efficience  

Je la définis comme l’efficience de la mémoire collective d’un groupe, d’une organisation. La mémoire collective, branche de l’intelligence collective, repose sur la transmission et la conservation de la connaissance. L’humanité a connu à ce jour deux principaux moyens de conserver et transmettre la connaissance : la transmission orale et la transmission écrite. La transmission orale a l’avantage de faciliter la transmission de connaissance et la transmission écrite a l’avantage de l’intégrité et l’intégralité de la conservation des connaissances.

Qu’est-ce que l’enjeu d’intelligence documentaire ?

  Ergonomie des documents  

  Architecture documentaire  

  Capitalisation  

Grâce à l’écriture, moyen de communication millénaire, nous communiquons et nous transmettons des documents tous les jours : règlements, contrat, slides, avant-vente, catalogue, lettres, post-it, etc. Dans une organisation qui produit des documents, apparaissent ainsi trois enjeux d’intelligence documentaire autour de la documentation :

  1. La capacité des documents à être lus et compris par les membres (ergonomie des documents)

  2. La classification des documents permettant un accès facile aux documents (architecture documentaire)

  3. La facilité à regrouper, échanger et se transmettre des documents entre les membres (capitalisation)

Beaucoup d’organisations ont identifié les enjeux de capitalisation et d’architecture documentaire. Cependant, l’enjeu d’ergonomie des documents n’est pas toujours considéré. Pourtant des documents simples à appréhender amélioreront considérablement l’efficience de la mémoire collective d’une organisation (si celle-ci possède aussi une capitalisation documentaire efficiente et une architecture bien construite). En effet, l’appropriation de documents ergonomiques par les membres du groupe représentera un gain de temps et de charge cognitive.

Pourquoi est-il important ?

  Performance collective  

  Experience collaborateur  

  Gain de temps et charge cognitive  

Je considère l’ergonomie des documents comme un des vecteurs de l’intelligence documentaire des organisations et ainsi de progrès en termes d’intelligence collective. Associé à une capitalisation efficiente et une architecture bien réalisée, cela peut optimiser le niveau de connaissance des membres d’une organisation et pousser la performance collective du groupe plus loin.

Les enjeux d’intelligences documentaires sont ainsi directement liés à la performance collective des organisations. Bien appréhendés, ils permettront d’améliorer l’expérience collaborateurs, car l’écosystème documentaire jouera un rôle de facilitateur dans le quotidien des collaborateurs en leur faisant gagner du temps et de la charge cognitive. C’est ici que l’intelligence documentaire puise toute son importance.

Découvrez-en plus sur l’enjeu d’intelligence documentaire avec une sélection d’articles sur le sujet

HAL  

"L'ergonomie des documents numériques"

Archimag

 

 

"La capitalisation des connaissances comme prévention du risque"

Harvard business review  

 

 

"Redécouvrez l'intelligence collective"

Et vous, où en êtes-vous dans l’intelligence documentaire de votre organisation ? 

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